ЭДО Электронный обмен документами

Что такое электронный документооборот

ЭДО (электронный документооборот) — это обмен электронными документами, осуществляемый через специальное программное обеспечение по защищенным каналам связи, ускоряющий и упрощающий передачу данных.

Почему стоит внедрить электронный документооборот

В настоящее время ЭДО все чаще применяется не только в крупных компаниях и холдингах, но и в среднем, и малом бизнесе. Если фирма заключает несколько сделок в год, то отправить бумажные документы не составит труда, однако если у нее множество контрактов в месяц, то обмен электронными документами будет очень выгоден. 

Что изменится после введения ЭДО:

• повысится скорость работы организации,
• уменьшится количество бумажных документов в офисе,
• сократятся финансовые операции на содержание архива,
• удобно вести расчеты,
• документы будут сохранены от потерь,
• станет удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов,
• деньги на рисках, связанных с ошибками в документах и их потерей,
• избавляет от начисления пеней, судебных издержек, штрафов из налоговой.

Для среднего и малого бизнеса такая система тоже выгодна. Ее использование позволяет сократить время заключения сделок. Деньги по договору смогут поступить прямо в день его отправки. Это обеспечивает фирмам стабильный доход, который не зависит от скорости доставки документов.

Основные преимущества ЭДО для организации

• Экономии времени (быстрый процесс обмена электронными документами, позволяющий ускорить работу фирмы).
• Единая база данных (все документы фирмы находятся в одном месте, что позволяет осуществлять быстрый доступ к информации).
• Постоянно открытая точка доступа (возможность отправки документа в любое время и с любого компьютера).
• Снижение расходов фирмы (экономия затрат на покупке бумаги, картриджах, услуг курьеров, хранение бумажных архивов и т. д.).  

Безопасность и конфиденциальность электронного документооборота

Множество фирм опасаются за безопасность, предпочитая вести документооборот по-старому — на бумаге. Однако использование ЭДО гораздо надежнее и эффективнее. Его разработкой и внедрением занимаются специальные организации — операторы ЭДО, включенные в Реестр доверенных операторов. Только они имеют монопольное право выдавать электронные ключи. Они же обеспечивают полную защищенность каналов связи и систем, через которые передается информация посредством электронных документов. Кроме того, нет необходимости проверять достоверность подписей и печатей, так как подделать электронную подпись пользователя невозможно. Она зашифрована и защищена. 

Если фирма получила документ через систему ЭДО, это означает, что его подписало лицо, имеющее доступ к электронной подписи. Итак, чем раньше фирма перейдёт на систему ЭДО, тем проще будет работать с имеющимся архивом документов.   

Электронный документооборот в Технике безопасности 

Наша компания ООО "Техника безопасности" использует ЭДО электронный обмен документами и предлагает помощь в установке, консультацию эксперта и бухгалтера для наших клиентов. 

Использование ЭДО является подтверждением добросовестности организаций и гарантией чистоты сделки, принятия налоговых выплат при налоговых проверках. Для получения консультации и подключения ЭДО обратитесь в бухгалтерию организации, либо пришлите запрос об обмене на почту buh@t-save.ru.

Уважаемые Партнёры!

Информируем Вас о том, что с 1 июля 2021 года на всей территории РФ вводится в действие национальная система обязательной прослеживаемости товаров (утверждена Федеральным законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ), призванная отследить движение товара от производителя/импортёра до конечного покупателя. В связи с этим при покупке или продаже импортных товаров из перечня подлежащих прослеживаемости товаров в отгрузочных документах по всей цепочке необходимо будет указывать уникальный регистрационный номер партии товара — РНПТ.

Полный перечень прослеживаемых товаров представлен на сайте ФНС России. Из перечня прослеживаемых товаров ООО «Техника безопасности» к данному перечню на сегодняшний день относятся все виды мониторов. Сведения об операциях с товарами, которым был присвоен РНПТ, должны поступать в информационную систему прослеживаемости. Таким образом, все отгрузочные документы при продаже данных товаров должны в обязательном порядке передаваться по ТКС через операторов ЭДО — электронный документооборот.

ООО «Техника безопасности» для осуществления электронного документооборота с партнерами работает с провайдером АО «Калуга Астрал» через 1С. Документооборот происходит бесплатно при наличии электронной подписи. При использовании Вашей компанией услуг другого провайдера возможен обмен электронными документами через роуминг. В связи с этим просим предоставить ФИО и телефон контактного лица, ответственного за ЭДО, вашему менеджеру в ООО «Техника безопасности» либо отправить запрос на почту buh@t-save.ru.